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ペーパーレスへの課題と報告書メーカーのご提案

ペーパーレス化の必要性について
システムの作成で様々な業務のお話をお聞きしていると、会社で使用する紙の多さに気づかされることがあります。
請求書や納品書などの対外的な書面は特に先方もある事なので、なかなか減らせない実情があるかもしれませんが、日報や報告書、契約書や売上表などの社内書類に関しても、ペーパーレス化はまだまだと言ったところです。
極論かもしれませんが、業務システムの最も重要な役割は書類を発行することですので、システムの手で紙を減らしていきたいところですが、実際はシステムで作られた書類を紙でプリントアウトするという事が主流な気はします。

紙を使うだけで年間15日の時間ロスになる
昨今テレワークの普及やペーパーレスの浸透で、中小企業の中にも電子化が進んできていますが、ペン入れや使い勝手の良さもあり、紙書類も多く残っています。
企業のペーパーレスが叫ばれて久しい中、企業で紙文化が残り続けるのは、やはり紙の方が便利なので、多少の利便性を除いても紙を使い続けるほうが効率が良いという事なのでしょうか？
そこで実際にペーパレス化を行った際にどれだけの効果があるかを考えてみます。

ペーパーレスの推進で真っ先に挙げられるのはコストです。
ペーパーレス化を進めた場合に、単純に紙が減るわけなので、コストが下がることが考えられます。
例えばある会社で1日10枚のA4用紙の印刷を行うと仮定します。
月間稼働を30日とすると300枚の紙を使用することになります。
コピー用紙はせいぜい1枚2円程度ですので月間コストは600円となります。
これだけではコストよりも効率を重視すべきとは思いますが、紙運用を基本とした場合には、コピー機やシュレッダーをビジネス仕様で置く必要があります。
また書類は誰かに送付する必要もありますので、そのためのFAX機または郵送代金も発生します。出力した紙を保管する場合はファイルも必要ですし、それが大量にあれば、保管場所などのコストも発生します。
こういった物理コストだけでも年間で考えればかなりのものになると思われます。

一方で時間的ロスも考える必要があります。
例えば1枚の書類のコピーを取る場合に、印刷物を取って席に戻るだけで2分程度かかるとすると、1日それを10回繰り返せば20分です。単純計算して月に10時間（600分）、年だと120時間（7200分）の計算になります。
つまり8時間稼働として年間15日のロスという事になります。
しかも実際は書類をはさんだり、穴をあけたり、ミスがあったらシュレッダーしてやり直したりするわけですので、実際にはもっと多くの時間を使っていると言ってもよいでしょう。

ペーパーレス化するための障害は一体何なのか？
ペーパーレス化で議題に上がるコスト面は、確かに郵送が多い会社や、紙保管のための倉庫が必要な会社には課題となり得ますが、そうでない会社はペーパーレスの必要性もあまり感じていないのかもしれません。
我々が現場でお話をお伺いすると、ペーパーレス化の最大の障害は、システム化するための方法が分からないという事があるようです。
例えば書類の量が多くあると、それをシステム化するために加工するだけで大きな費用が掛かってしまいます。
また、会社独自のルールで、書類確認の流れが複雑でシステム化が難しかったり、社内のIT人材が不足していることで、なかなか踏み込めないという問題もあるでしょう。
このような障害がペーパーレス化の動きを困難にしてしまい、現状を続けざるを得ない場合も多くあるのかもしれません。

紙をデジタル化する
ペーパーレス化には業務のシステム化が必須と言えます。
しかしシステム化は現場処理を変えてしまうことがほとんどで、多くは仕事をシステムに合わせる形を取らざるを得ませんでした。
勿論それ自体は効率を踏まえれば決して悪いことではありませんが、その為にシステムを理解していく必要がありました。
しかし、本来は使い慣れた紙書類やエクセルなどのフォームを、デジタルでそのまま扱えるのがベストではあります。
このようなニードやお悩みを解決するために、紙書類を簡単にデジタル化して、PCやタブレット、スマホで扱える「報告書メーカー」をご紹介いたします。

「報告書メーカー」は今ある紙書類やエクセルなどのフォーマットをデジタル化する事が出来、使用感そのままでWEBシステムとして扱えるようになります。
またクラウドなので、同じ情報を、現場と社内で共有できるため、帰社後の登録作業や報告などが不要になります。
会社のペーパーレス化や処理のシステム化をお考えの際には是非ご連絡ください。

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