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セキュリティ：メール基本行動５則

年明け業務から２週間経過し、そろそろ本格始動というところだと思います。
ところがこういった時期によく起こるのがケアレスミスです。

年明け早々セキュリティ関連記事に目を通していると、ちらほら見かけるのが「個人情報の流出」です。それも案内状や受験許可証などをメールで送信する際の誤操作やUSBに保管した情報の紛失など、基本的なミスが大部分を占めており、再度普段の意識が重要であることを思い知らされました。
メール操作は毎日行うものなので、最初は誤送信を意識するのですが、慣れてしまうとそういった感覚がおざなりになってしまうのかもしれません。

ということで再度メール基本行動５則を掲載し、皆様で啓蒙していただければと思います。

メールには個人情報やパスワードを載せない
メール送信を手作業で行うということは、ミスをする可能性があるということです。
個人情報やパスワードなど、第三者に見られると問題が起きるものは、「メールに載せない」「添付しない」を普段から徹底していきましょう。
どうしても送らなければいけない場合は、パスワードを知らなければ入れない共有フォルダなどを活用しましょう。安価な外部ストレージサービスでもセキュアーなものはたくさんあります。

メールで添付されたURLを踏まない、またはURLをつけない
最近のサイバー攻撃では、メールで関係者を装いメールの内容を信じ込ませた上でURLから悪意のあるサイトに誘導するケースがあります。
確実なのはメール本文のURLを踏まないことはもちろんのこと、社内ルールでもURLをつけないということを徹底していくと良いかもしれません。
よくあるパターンは「●●と検索してください」と、相手が見つける方法を促すやり方があります。

メールに添付しない
メール添付物から感染というパターンもあります。
普段からのやり取りに、メール添付をしないとうことを基本行動としていれば、添付ファイルを開けることに躊躇するようになります。
もちろん全く添付なしで仕事がうまくいくとは思っていませんので、どうしても添付が必要な場合は、共有フォルダを使うか、添付物をつける際のルール（例えばサポート企業は原稿のみ添付OKにするとか）を決めておくことも大切かもしれません。

同じメール文を複数に送る際には、CCは絶対に使わない
同じ案内を複数のアカウントに送付する（一斉同報）際に、うっかりやりがちなのは、対象者をすべてCCに入れたことで、案内状が送られたすべてのメールアドレスが他人に見えてしまうことです。メールアドレスも立派な個人情報です。いくら特定の人が分からないといっても、その案内状が送られた「群」という意味では、アドレスが悪用される可能性も十分に考えられます。
一斉同報を普段からよくされる方は、普段からCCは使わないことを徹底していくのも良いかもしれません。

メール送信時には「文面」「送信者」を必ず確認
基本中の基本ですが、メールは大変便利なツールであり、その便利さゆえに作業がルーティン化してしまい、宛先確認といった手紙などでは行うような確認作業が抜けてしまいがちです。文面については、相手に送るものなので粗相のないように心がける方も多いのですが、送信者は兎角に見落としがちです。必ずこの両者を確認することを意識していきましょう。

今回掲載したものは普段から仕事の流れとして覚えていくことを中心に、基本行動５則とさせていただきました。もちろんこれ以外にも重要なメールの仕事術はありますが、セキュアーな環境を作るためには、使う人の意識も重要であることを忘れないようにしましょう。