４月が近づき、学生さんは卒業や入学の準備に追われ、企業も新卒受け入れや、新しいビジネスへの挑戦など、何かと忙しくなる時期だと思います。
忙しくなると多くなってくるのがやはりミスで、特に最近のセキュリティ関連の記事を見ていると、メールによる誤送信が増えているようです。
特に多いのがお知らせを特定多数のユーザーに送る際に、送信先のメールアドレスを誤って宛先に設定してしまい、受信者間で閲覧できるようになってしまうという、普段は絶対にやらないミスが起きてしまっています。
イベント通知や受講の案内など、メール機能を使うことで簡単に通知連絡ができる一方で、一斉同信時にBCCに入れるべき送信先情報を宛先やCCに入れてしまうことで起きてしまう、単純なミスが引き起こす代償は、名前の公表や謝罪、ミスをした人の心の負担など意外と大きな負担となってしまうため、やはり未然に防ぎたいものです。
このブログでも何度か紹介しましたが、こういった人的ミスを防ぐのは、社員一人一人への啓もうと普段からの癖付けしかありません。普段から宛先に複数のアドレスを入れる際には、本文には送信する人物の名前を必ず入れるようルール化し、入れられない場合はBCCにするということを徹底することで、作業者の中でミスを未然防止できていたかもしれません。
または作業が属人化し、作業者の能力や経験に依ってしまうことで、エラーを引き起こすこともあります。なるべく作業を冗長化し、システムを介在させることでこういったミスもなくなっていくことだと思います。
新年度を迎えるにあたり、諸々の連絡が増えているからだと思われますが、一番危ないのは忙しさのピークを越えた時期こそ、気が抜けて大きなミスを起こしがちですので、今一度注意をしていきましょう。
システム化に際しても大げさなものではなく、今回取り上げたように誤送信を無くすためのちょっとした機能を入れるだけで十分に効果を出すこともあります。そういったお悩みがあれば我々にご相談ください。
