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初めてのシステム作成で少し参考になる話し

初めてシステム作成を依頼する場合、いったい何を伝えて、何を準備したらよいのか？というお話です。

システム作成依頼と見積算出の仕組み
初めてシステムの作成依頼を行う場合、ほとんどの方はどうやって依頼すればよいか迷われると思います。例えば仕事道具を依頼する場合、カタログや資料があるのでその中から選べば良いのですが、システムの作成は千差万別、最初はそれぞれの頭の中にぼんやりとしたイメージがあるだけです。
よくシステム会社の仕事は建築に例えられるのですが、それもまだ、世の中に通念としてある建物のイメージがあるからわかりやすい部分もあるのですが、システムの場合はイメージさえも描けない場合が往々にしてあるように思います。

一般的にシステムの依頼時には「提案依頼書（RFP）」と呼ばれる依頼文書を作成します。
「提案依頼書（RFP）」には、システムの目的や概要、要件や制約条件などを記述し、システム作成会社は書面からどういったシステムを依頼されているのかの推測をします。
そしてこれまでの経験則を基にシステム制作会社は見積書を作成していきます。
見積金額は了承されれば、システム作成の第一段階であるシステム化するための詳細聞き込み、
つまり「要件定義」に入ります。

どうしてシステム作成が難航するのか？
システム作成は、難しくうまく行かないケースが多いというイメージがあるように思います。実際にうまく行かないケースを端的に行ってしまうと、依頼者と作成者の意識のずれから発生しているように思います。

依頼者はシステム化する仕事内容やシステム化の目的などは分かっていると思います。
しかし、システム化するためにはどうすればよいのかが分からという事が大部分だと思います。
分からないから、システム会社に、仕事内容とシステム化する目的を伝えれば、何日後かにはシステムができているという期待をします。

作成者はシステム化する仕事内容や、システム化の目的、及びどういった画面でどういう機能があればよいのかと言う、所謂設計書が作れれば、満足いく仕上がりになると考えます。
しかもシステム作成における設計精度が高ければ高いほど、予定工数もずらすことなく満足いくものが作れるはずと考えます。

両社は同じく良い結果になることを求めて行動していますが、実はこの感覚で既にずれが生じている可能性があります。
依頼者は上手くイメージできないシステムを作成者に委ね、作成者はイメージしたものを依頼者が出してくれればよいものが作れるという考えが大小あるため、お互いに依存してしまった場合にずれが生じ、うまく事が運ばないことが起こります。
無論システム作りに関しては、システム作成者の方が慣れているので、依頼者にシステムの完成イメージを持ってもらうために要件定義書を作成したり、画面見本を作成したりするのですが、依頼者側からすると、それでもイメージがつかない場合もあり、重要な要件が抜け落ちても気づかないケースが起こり得ます。

システム作成依頼の時にやっておきたいこと
システム会社は当然システムを作成することには長けており、業務自体の能率を上げる仕組みを考えることはできるはずなので、究極システム化する実務の経験者であれば、かなり効率の良いシステムを作ることができるはずです。
システム化が進まなかったり失敗したりするのは、おそらくお互いが上手く疎通していない結果だと思われます。

人同士が行う以上、完璧なものは難しいのかもしれませんが、なるべく齟齬が無い、満足のいく結果につなげるためには、作成依頼時にやっていただくと良いのではないか？という事に、「具体的なシステムのイメージを持つ」という事があります。

■具体的なシステムのイメージを持つために
①何故作るのか（依頼者タスク）
何故このシステムを作るのか？
→現状の課題とその解決方法。

②何を作るのか（依頼者タスク）
どのような場所や端末で、何人くらいが使用し、そういう画面構成で、どうやって使われるものなのか？
→システムのより具体的な形とその運用方法。

作成者は依頼者のイメージからそのイメージを視覚化していきます。

③どう作るのか（作成者タスク）
画面やその機能はどうなっているのか？
→画面見本（画面設計書）

④どうなれば完成なのか（依頼者・作成者双方）
このシステムができた結果、どのようになるのか？
→要件定義書

依頼者のイメージがより鮮明なほど、作成者側は具体性の高い物が提示できるようになります。
弊社でも過去あった例として、フリーハンドでそれぞれの画面を書いていただき、この画面ではこういう入力を行いたいという事をご説明いただいたケースがありました。
最近ではこういうケースも珍しくなくなりましたが、かなり分かりやすく、次に画面設計をお見せしたところ上手く合意できたケースがありました。
良いものを作ろうという思いがあれば、物事はうまく進むという一つの例ではないかと思います。